¿Cómo organizo una reunión?

No es que no sepas hacerla :), es que querés que se aproveche el encuentro.

Querés que se sea un encuentro productivo, que se genere un debate de ideas, que se llegue a compromisos que permitan avanzar en los proyectos.

Te comparto 5 aspectos a tener en cuenta:

. Destiná tiempo en tu calendario para llevar a cabo las reuniones: con propósito, con intención de hacerlo, y no sólo "cuando pueda".

¿1 hora por semana? ¿cada 15 días? ¿por mes? ¿2 horas?

Que sea un tiempo que te comprometas, y puedas cumplir. Y, en lo posible, cuya duración por encuentro no sea más allá de 1 hora: nos cansamos, perdemos concentración, nos distraemos.

. Definí el objetivo: ¿para qué querés generar esa/s reuniones?

No es lo mismo que sean para conocerse; que sea para hablar de lo que les pasa, que sea para comunicar un proyecto nuevo, o que sea para hablar de los resultados del año.

Porque será distinto lo que “sí o sí” quieras mencionar y que se discuta, porque los elementos que se necesiten pueden ser diferentes, e incluso el lugar donde se lleve a cabo.

Y puede ser que quieras hacer todo a la vez... pero entonces tomalo como una señal de que están faltando más conversaciones. :)

. ¿Quiénes van a participar? Según el objetivo de la reunión, será a quiénes convoques. Hablar con “todos” no es lo mismo que con “los responsables de área”. Hablar con los participantes de tal proyecto, no es lo mismo que con tu equipo de trabajo. Hace una lista de quienes (a tu criterio) deberían participar, y cuál es su relación con el objetivo de esa reunión.

Invitar "porque sí", lo único que genera es más gente, y más posibilidades de que no sepan a qué van, para qué los convocan, o no están al tanto del tema.

. Diseñá la agenda: los temas que van a tratar, en particular, en esa reunión.

Si son 10 asuntos, ya al 5to (si llegan) van a estar aburridos, y probablemente será muy extensa, sobre todo porque quizás hay temas que son para tratar con 1 o 2 personas, no con todas las convocadas a esa reunión.

Y de nuevo, si de verdad hay tantos temas, es otro indicador de que necesitás reunirte más seguido.

3 temas pueden ser un buen número para comenzar. Quizás lo extendés a 5 si no requieren (a priori) mucho desarrollo o intercambio de opiniones. No más que eso.

Hacé el listado (si todo lo vas a dejar “en tu cabeza” es probable que algo, se te pase.

Y compartilo con aquellos a quienes invitaste a la reunión (sí, avisá a todos. Un email, un whatsapp, como te guste, pero que te den un “ok” a que van a asistir. Y si no lo hacen, reclamalo); para que preparen lo que necesiten para estar en tema y participar activamente según el objetivo de la reunión.

. Ocupate del contexto: ya sea presencial o virtual, asegúrate que los medios tecnológicos funcionen; limita las distracciones: ruidos, celulares, notebooks, y las interrupciones; ofrece alguna bebida (si se puede); chequea cómo estás vos, y prepará aquello que necesites tener a mano.

Cuidá tu imagen: es lo que mostrás de vos al resto.

Disponete a compartir y a escuchar. A dar información, y a preguntar qué piensan los otros.

Y así como tuvo un objetivo la reunión, de nada sirve si no finaliza con compromisos, con acuerdos, con tareas que se coordinen a partir de ella. Y, por supuesto, hacerle seguimiento a esos temas.

¿Cómo son tus reuniones?