Tip´s para reuniones efectivas

Para llegar a ciertos resultados necesitamos de otros. Sólo, no podemos.

Requerimos coordinarnos unos con otros (cliente, proveedor, jefe, equipo, colegas). Y una reunión, bien puede ser el elemento que nos permita llegar a ello.

¿Qué podemos hacer, para que las reuniones sean efectivas?

1. Con objetivo: decidir, resolver, negociar (específico). Si sólo se hace por rutina, "porque hay que hacerlo", o se va a conversar de algo que puede resolverse por teléfono/email/chat... NO tiene sentido llevarla a cabo.

Cuando enviamos la convocatoria, que sea más que “reunión”. Si, en vez de ello, decimos “reunión de seguimiento”, “reunión proyecto “xx””, “retro equipo”, etc, estaremos reforzando éste concepto en nosotros, y en quien convocamos.

2. Agenda: qué se va a tratar, quién lo hará, por cuánto tiempo. Con un horario de comienzo y de fin (si fuera posible, con 1 hora debería ser suficiente). Respetar esos tiempos. Y chequeando contar con los elementos necesarios ¿alguna vez te pasó en una reunión presencial que citan a 10 personas y hay sillas para 8?)Enviarla con tiempo para que se conozcan y preparen (si corresponden) los temas.

3. Definir los asistentes: ¿quiénes van a participar, y para qué? Ejemplo: si la reunión es para decidir sobre la compra de un aplicativo, quienes vayan, que puedan tomar esa determinación. De nada sirven las reuniones multitudinarias donde las personas no tienen ni idea de lo que se está tratando. Y también tener en claro qué rol va a cumplir cada uno: ¿quién va a tomar nota? ¿quién presenta cada tema? etc.Hace poco, un amigo me contaba de una persona que quería ser convocada a todas las reuniones, para no hacer nada (es más, a veces ni estaba presente)…..

Y lo que se acuerde, debe tener un plan de acción: compromisos, plazos, quién hará cada cosa. Y por supuesto, comunicar a quien corresponda y hacer seguimiento.

¿Qué más? Estamos generando y fortaleciendo nuestras relaciones: si aceptamos participar (¿podemos negarnos?), que sea con nuestro 100% (se nota cuando estamos en un lugar… pero hacemos otra cosa, aún si es virtual).

Y si la reunión es por videollamada, vernos la cara es importante: para lograr mayor cercanía, para captar lo que expresamos más allá de las palabras, para demostrar nuestro interés. No es lo mismo hablarle “a la nada” que hacerlo con alguien a quien vemos a los ojos.

Entonces, lograr que las reuniones cumplan con su función básica de relacionarnos y coordinarnos con otros, es posible si aprendemos a hacer de ellas un espacio de trabajo valioso, y así dejemos de considerarlas una “pérdida de tiempo”.

¿Qué pensas vos de las reuniones? ¿Cómo las mejorarías?